المنهجية
تعتمد منهجية هذه الدورة التدريبية على عروض تقديمية من قِبَل المدرب، مقاطع فيديو و أعمال جماعية لشرح مفاهيم التحكم في المستندات الرئيسية.
أهداف الدورة
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- التعرف على العوامل الأساسية التي تسهم في عدم الكفاءة داخل عملية التوثيق.
- إستخدام أساليب مثبتة لإدخال استراتيجية فعّالة من حيث التكلفة ومستدامة للمستقبل للتوثيق تساعد في تحقيق مكتب خالٍ من الورق.
- تنسيق عمليات إدارة التغيير المتعلقة بالتوثيق، باستخدام المعرفة من تحليلات الشركات لإدارة المحتوى المؤسسي (ECM) وإدارة السجلات والمعلومات (RIM).
- تطوير مفهوم شامل لحالات التوثيق التقني الهامة من وجهات نظر متعددة.
- نشاء وتنفيذ عملية مشروع التوثيق من البداية إلى الانتهاء وفقًا للإجراءات المعتمدة.
الفئات المستهدفة
هذه الدورة مصممة لكل من يحتاج إلى تنفيذ وتدبير أي نوعٍ من المستندات؛ بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصرعلى المستندات المتعلقة بالمشتريات أوالمستندات التشغيلية أو الإدارية أو القانونية.
الكفاءات المستهدفة
- مراقبة الوثائق
- إدارة السجلات
- تصميم السياسات
- إدارة المشاريع
- مراقبة الجودة
وضع الإجراءات والقوالب والنماذج القياسية
- إستخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) كمرجع في الاقتراحات و التوجيهات والتنفيذ حسب معايير ISO
- إنشاء نظام إدارة المستندات، بما في ذلك إنشاء ومراجعة وموافقة وحفظ ونشر المستندات الداخلية
- إنشاء خريطة العمليات والإجراءات الفعالة وتعليمات العمل
- تدريب موظفي الإدارات وتدريب المدرب
متطلبات مراقبة الوثائق
- تحدي أنظمة إدارة المستندات الحالية أو القديمة
- الحفاظ على والاحتفاظ بوثائق المشروع وهندسة الاحتفاظ بها
- مراجعة هيكل ومكونات مكتبة البيانات
- فهرسة وترقيم الوثائق
"Going paperless"
- إقتراحات EDMS; المزايا والعيوب في إستخدام تطبيق داخلي أو تطبيق جاهز من خارج الشركة
- فوائد إنشاء نظام مراقبة الوثائق
- من البداية إلى النهاية "Going paperless"
- الوفاء بالالتزامات التعاقدية ومتطلبات أصحاب المصلحة
- التحكم في التعديلات، تغييرات التصميم و العلامات التوضيحية
- حفظ المشروع للمستندات القديمة وحلول الأرشفة بما في ذلك منع فقدان البيانات
سياسات وإجراءات مراقبة الوثائق
- إدارة المستندات الموحدة
- تطوير سياسة مراقبة الوثائق
- تنفيذ سياسة الوصول إلى المستندات
- إنشاء درجات متعددة من التحكم لأنواع مختلفة من المستندات
- تتبع إصدارات الوثيقة
- إنشاء سياسات الاحتفاظ بالمستندات
تخزين الوثائق
- إنشاء موقع تخزين مركزي للمستندات
- إنشاء مستويات التحكم لأنواع مختلفة من المستندات
- توفير آلية لتتبع إصدارات الوثيقة
- استخدام اصطلاح تسمية ثابت للمستندات
- التأكد من فهم جميع أصحاب المصلحة للسياسة ونطاقها
- إسترجاع وأرشفة الوثائق
الجودة والامتثال
- تحسين جودة البيانات
- تعزيز الامتثال
- ما هي إدارة المعلومات؟
- تنفيذ العمليات الآلية لمشاركة البيانات
- تحديد عملية التقاط المعلومات
